Viele Unternehmen, die gerade gegründet wurden und praktisch „an den Start gehen“, stellen sich mittels einer Eröffnungsveranstaltung der Öffentlichkeit vor.

Dies ist eine gute Gelegenheit, sich zu präsentieren und der Bevölkerung zu zeigen, welches Ziel das Unternehmen verfolgt und was zum Beispiel dort produziert oder angeboten wird. Diese Veranstaltungen werden häufig also große Ereignisse inszeniert.

Jede Eröffnungsveranstaltung benötigt eine angemessene Zeit zur Vorbereitung, wenn sie ein wirkliches Ereignis werden soll.

Die Planung wird am besten schriftlich festgehalten, so dass verdeutlicht wird, was genau wann geschehen soll.

In diesem Konzept ist aber nicht nur das Endziel erklärt, sondern es werden auch die Teilprojekte behandelt, zum Beispiel das Erstellen der Pressemappe. Wichtig dabei ist immer, dass für die Teilprojekte genügend Zeit eingeplant wird. Hilfreich ist auch, wenn ein zuviel an nötiger Organisation an einen Mitarbeiter weitergeleitet wird, der Erfahrung im Organisieren großer Veranstaltungen besitzt.

Festgelegt werden müssen unbedingt die Zielgruppen, die angesprochen werden sollen.
Das sind in der Regel die Mitarbeiter des Unternehmens selbst nebst ihren Angehörigen, es sind die Geschäftspartner und Kunden, die Bevölkerung in unmittelbarer Umgebung, die Vertreter aus Politik und Kirche, Verbände, Redakteure, ehemalige und eventuell zukünftige Mitarbeiter.
Jede Zielgruppe muss aber individuell angesprochen werden, es müssen direkte Einladungen verschickt werden, Anzeigen geschaltet werden und die Mitarbeiter durch die interne Kommunikation informiert werden.

Es ist ratsam, für die Journalisten ein eigenes Gespräch durchzuführen, denn in der Regel nehmen diese nicht an der gesamten Eröffnungsveranstaltung teil.
Liegt dieser Gesprächstermin vor der eigentlichen Veranstaltung, so bekommen die Pressevertreter noch ausreichend Zeit, vielleicht doch noch in das Geschehen hineinzuschnuppern.
Das Aushändigen der Pressemappe an die Journalisten ist ein Muss, damit sie am Ende wirklich umfassend berichten können.

Als Nachbereitung der Eröffnungsveranstaltung empfiehlt es sich, der Presse einen Artikel mit der Beschreibung der Geschehnisse des Tages zukommen zu lassen, um sich so auch noch später eine positive Berichterstattung zu sichern.

Checkliste für Eröffnungsveranstaltung

6 Monate vorher:
Arbeitsgruppe für Vorbereitung gründen, 1 Mitglied aus der Geschäftsleitung, 2 bis 4 Organisatoren sowie ggf. Werbeagentur und Freiberufler, Aufgaben verteilen, unterschiedliche Situation Sommer – Winter berücksichtigen

5 Monate vorher:
Programm in groben Umrissen mit Kostenrahmen festlegen, Festlegung der ziele der Veranstaltung, welche Abläufe und Raumlichkeiten des Unternehmens sollen mit einbezogen werden, welche sind dem Publikumsverkehr zugänglich zu machen? Die gesamte Belegschaft über die Veranstaltung informieren. Gespräche mit Großkunden, Brauereien und sonstigen Lieferanten über Unterstützung führen

4 Monate vorher:
Buchungen für Musik, Kleinkünstler, Aushilfspersonal, Catering, Bühnentechnik, Zelte, Pavillons. Ausgangspunkt und Ablaufweg für eine Firmenbesichtigung festlegen. Mit den Mitarbeitern Einzelheiten diskutieren.

3 Monate vorher:
Einladungsliste erstellen, Plakate und Unternehmensdarstellung sowie Programm, Tischkarten drucken lassen.
Erstellung eines Ablaufplans für die organisatorische Durchführung

1 Monat vorher:
Versand der persönlichen Einladungen mit Antwortkarte, Anfahrskizze, Presseunterlagen erstellen, Präsentation und Vorträge vorbereiten

2 Wochen vorher:Fertigstellung sämtlicher Drucksachen, Zeitungsanzeigen texten und in Auftrag geben, Fotografen bestellen und Plakate anbringen, alle Buchungen noch einmal kontrollieren, Übernachtungen für Gäste buchen

1 Tag vorher:
Einweisung der Mitarbeiter und des Personals, Probedurchläufe, Betreuung von Gästen, Check der Technik, der Hinweisschilder, des Geländes, der Räume