Das Anlegen eines Firmenarchivs ist für jedes Unternehmen wertvoll, egal, ob es sich dabei um ein eher kleines oder um ein großes Unternehmen handelt.

Der Aufbau ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, er lohnt sich aber in jedem Fall, nicht nur, wenn es später einmal darum geht, Anregungen für die Gestaltung eines Firmenfestes zu finden.

Das gesammelte Material eines Firmenarchivs lässt sich hervorragend für die eigene Produkt- oder Unternehmenswerbung nutzen.
Nicht nur ganz besondere Zeugnisse bestimmter Erfolge, sondern auch ganz alltäglich Dinge und Punkte aus dem normalen Arbeitsleben können im Firmenarchiv aufbewahrt werden und sind später einmal interessant.
Das Unternehmen bekennt sich so zu seiner eigenen Geschichte. Es sind dabei unterschiedliche Punkte, die beim Aufbau des Firmenarchivs beachtet werden sollten.

Was gehört in das Firmenarchiv?

Zuerst einmal muss gesagt werden, dass sich viele verschiedene Dinge anbieten, in das Firmenarchiv aufgenommen zu werden.
Das können Urkunden und Patente sein, Akten über Einkäufe und Grundstückskäufe, Protokolle von Versammlungen, Geschäftsbücher, Bilanzen, Laborbücher und Versuchsprotokolle, Prospekte, Inserate, Zeitungsartikel, Plakate, Werbezeitschriften und vieles mehr.

Dokumentare managen das Firmenachiv

Den Aufbau und die Führung eines solchen Archivs sollte ein Mitarbeiter oder freiberuflichen Dokumentar übertragen bekommen, der das Vertrauen der Geschäftsführung genießt und eine gewisse Autorität im Unternehmen besitzt.

Hier bieten sich zum Beispiel Mitarbeiter aus der Registratur an oder es wird jemand einzig und allein für diese Position eingestellt.
Der Archivar selbst sollte bestimmte Vollmachten erhalten.

Es sollte per Rundschreiben allen Mitarbeitern erklärt werden, dass immer ein Exemplar der archivwürdigen Unterlagen abgelegt wird.
Es sollte zudem bestimmt werden, dass immer die Zustimmung des Archivars notwendig ist, wenn Unterlagen oder Akten, die für den täglichen Geschäftsablauf nicht mehr benötigt werden, vernichtet werden sollen.

Das ist auch der Grund, warum der Archivar bzw. Dokumentar einen reibungslosen Zugang zu allen Registraturen und geschäftlichen Akten eines Unternehmens haben sollte.

Pflege des Firmenarchivs

Ein perfekt geführtes Firmenarchiv kann helfen, nicht nur bestimmte Festivitäten zu organisieren, sondern ein Stück Firmengeschichte zu bewahren. Auch die Historie eines bestimmten Produktes kann auf diese Art und Weise nachvollzogen werden.

Das ist auch der Grund, warum selbst kleine Unternehmen, die noch nicht über eine lange Tradition verfügen, ein solches Archiv anlegen und bewusst pflegen sollten.