Eine Pressekonferenz ist für ein Unternehmen die einfachste Möglichkeit, Journalisten und damit letzten Endes die Öffentlichkeit über eine bestimmte Sache in Kenntnis zu setzen.

Es muss sich dabei aber, vor allem bei sehr kleinen Firmen, um wissenswerte Informationen handeln, die verbreitet werden sollen. Ansonsten ist allein der bekannte Name eines Unternehmens entscheidend dafür, ob die Presse der Einladung folgt oder nicht.

Sorgfältige Vorbeitung der Pressekonferenz

Die Pressekonferenz muss sorgfältig vorbereitet werden, die Planung ist ausschlaggebend für den Erfolg der Veranstaltung. Es muss geklärt werden, was der Grund für die Pressekonferenz ist, wann sie stattfinden soll, wo sie durchgeführt werden soll und wie der Ablauf organisiert werden muss.

Zur Vorbereitung gehört aber noch mehr. Es muss geklärt werden, welche Sprecher ausgewählt werden können, die Einladungen müssen geschrieben werden und das Material für die Presse muss zusammengestellt werden.

Am Tag der Veranstaltung selbst müssen Hinweisschilder Unkundigen den Weg zur Veranstaltung weisen, die Gäste müssen in Empfang genommen und bewirtet werden und sollte es eine Sperrfrist geben, muss diese bekannt gegeben werden.

Pressekonferenzen müssen grünflich vor- und nachbereitet werden

Die Nachbereitung besteht vor allem aus einer Auswertung der Pressekonferenz, die mit Hilfe der angeforderten Belegexemplare durchgeführt werden kann.

Außerdem ist es immer ratsam, mit den Journalisten, die anwesend waren, auch weiterhin in Kontakt zu bleiben.

Das wichtigste Kriterium, ob die Pressekonferenz überhaupt durchgeführt werden sollte, ist die Beantwortung der Frage, ob sie wirklich sein muss.

Eventuell reicht auch eine Presseinformation, die der Pressereferent dann veröffentlicht. Es muss immer sicher sein, dass der Informationswert der Veranstaltung den enormen Aufwand dafür rechtfertigt.

Es wird eine Vorbereitungszeit von vier bis sechs Wochen für eine Pressekonferenz angesetzt. Werden internationale Teilnehmer erwartet, so muss mehr Zeit eingeplant werden.

Die Einladungen sollten die Journalisten spätestens drei Wochen vor Beginn der Pressekonferenz schriftlich erhalten. Einladungen per Fax oder Telefon werden meist weniger stark frequentiert, wenn es sich nicht gerade um ein bekanntes Unternehmen handelt. Geleitet werden sollte die Veranstaltung stets vom Pressereferenten des Unternehmens oder vom externen PR-Berater, wenn dieser auch ansonsten mit der Öffentlichkeitsarbeit der Firma betraut ist.

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