Das wichtigste Instrument zur Public Relations ist die Pressemitteilung. Gute Pressemitteilungen müssen verschiedene Punkte enthalten, wie etwa Name und Vorstellung des neuen Produktes, Kostenpunkt und Meinungen dazu, aber sie wird auch durch einige Fakten ausgezeichnet.

Die Informationen, die in der Pressemittelung behandelt werden, müssen einen gewissen Informationswert haben, sollten also nicht überaltert sein. Sie sollten außerdem das allgemeine Interesse betreffen.

Die Mitteilung sollte eher kurz gehalten werden und der Aufbau stimmen. Das bedeutet, dass die wichtigsten Informationen zu Anfang stehen, eine chronologische Darstellung ist zu vermeiden. Hinzu kommt die äußere Form, für die es bestimmte Vorschriften gibt.

Es werden Seiten mit dem Format DIN A4 einseitig bedruckt. Im Kopf des Briefes muss der Absender erkennbar sein, zusätzlich werden die Kontaktdaten des Autors untergebracht. Im Text wird zweizeilig geschrieben, der Heftrand wird auf der rechten Seite zwecks Korrekturen breiter angelegt. Der Inhalt der Pressemitteilung wird in der Überschrift genau benannt. Insgesamt darf der Text höchstens zwei Seiten umfassen.

Struktur der Pressemitteilung

Soll die Pressemitteilung besonders kurz gehalten werden, so empfiehlt sich das Anfertigen einer Meldung. Auch in dieser müssen die bekannten Fragen mit „W“ beantwortet werden, also die Fragen nach dem Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Welche Quelle? Werden in der Meldung abgehandelt.

Insgesamt lässt sich der Inhalt immer in Form eines Dreieckes darstellen. Zuerst kommt das Wichtigste, dann folgen nähere Umstände, zuletzt die Erläuterungen und Einzelheiten.

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Insgesamt gilt für sämtliche Pressemitteilungen, gleich, wie lang oder umfangreich sie gestaltet sind, dass sie allgemein verständlich sein sollten.

Werden Angaben zu Produkten oder zu Firmeninterna gemacht, dürfen diese nur sparsam verwendet werden.

Verständlichkeit ist wichtig

Fachausdrücke und Abkürzungen müssen erklärt werden. Hilfreich ist immer, ein Pressefoto mit einzubringen, denn dieses erhöht die Aufmerksamkeit der Zielgruppen.

Im Text sollten keine Werbefloskeln vorhanden sein, wenn ein Produkt positiv beschrieben wird, ist dies völlig ausreichend.

Schließlich muss auch ein Verteiler für die Presseinformation angelegt werden, weiterhin die Art des Versandes. Erst dann kann die Pressemitteilung in der Rohfassung als abgeschlossen betrachtet werden. Danach wird die Pressemitteilung kostenfrei veröffentlicht.

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